Utlån – detaljerte retningslinjer

Det er til tider stor pågang av utlånsforespørsler. Vi ønsker å imøtekomme alle henvendelser på best mulig måte og presenterer derfor våre utlånsrutiner.

Hvemkan låne gjenstander
Museer
Kulturhistoriske institusjoner

Utvelgelseav gjenstander
Dette kan gjøres i databasen i museets Dokumentasjonssenter
Søk etter gjenstander i DigitaltMuseum

Frister
På grunn av stor pågang må vi dessverre nå ha 1 års behandlingstid på lånesøknader.

Lokaler og sikring
For å godkjenneutlån bruker Norsk Folkemuseum en kartleggingsrapport som er ment som en hjelp for konserveringspersonalet og låntaker til å kartlegge alle praktiske hensyn ved utlån av gjenstander slik som klima, pakking, transport, montering og håndtering.

Kartleggingsrapporten skal fylles ut av alle museer, gallerier oglåneinstitusjoner, uavhengig av type samling eller størrelse.

Norsk Folkemuseum skal godkjenne utstillingslokalene og sikringsforholdene før et utlån.
I utlånsperioden kan Folkemuseet inspisere utstillingen.
Gjenstander som ønskes utlånt må plasseres i støvtette, avlåste montre.
Fuktigheten må ligge i området 50% RF
Lysintensiteten bør ligge mellom 50 og 150 lux

Godkjenning/avslag
Museet må gjøre en vurdering om gjenstander kan lånes ut i den ønskede perioden. Er gjenstanden allerede utstilt i en fast utstilling eller det er konkrete planer om å bruke gjenstanden i nærmeste framtid, vil dette få betydning for utlånssøknaden.

Gjenstandens tilstand vurderes i hvert enkelt tilfelle. Anses tilstanden som ustabil må stabiliserende konserveringstiltak vurderes før et utlån kan finne sted.

Ved større utstillingsprosjekter kan utlånsprosessen bli påvirket.

Når et utlån er blitt godkjent/avslått vil søker få skriftlig beskjed om dette.

Avtale om utlån


Kontrakt

Det vil bliutarbeidet en skriftlig avtale, signert av begge parter, hvor alle forholdknyttet til lånetidens lengde og andre betingelser er spesifisert.

Tilstandsrapport
Gjenstandeneblir ved hvert utlån tilstandsvurdert av en teknisk konservator og en tilstandsrapport blir utarbeidet. Dette er å anse som et juridisk dokument i tilfelle det oppstår skade eller tap av gjenstand i utlånstiden.

Lånetid
Utlån for opptil 5, fem, år kan gis av museets avdelingsdirektør.
Forlengelse av et allerede inngått utlån kan bare skje etterny, skriftlig søknad.
Forespørsel om forlengelse må skje minimum et halvt år iforveien.
Utlån av gjenstander som er oppbevart som deponi på Norsk Folkemuseum må først godkjennes av museets styre.

Utgiftsfordeling'
Avtales ved kontraktinngåelse
Forsikring dekkes av låntager.
Kurer kreves av Folkemuseet til å følge gjenstandenestransport frem og tilbake. Kurer deltar i nedpakking, transport og montering/demontering. Kurer har besluttende myndighet mht håndtering ogsikkerhet for gjenstandene under transport og kontrollerer de kontraktfestede klimatiske og sikkerhetsmessige forhold hos låntager. I tillegg har kurer ansvar for at låntager godkjenner og signerer tilstandsrapporter ved ankomst ogretur.

Konservering av gjenstander må i noen tilfeller utføres føret utlån i tillegg til en spesiallaget montering av gjenstander. Her vil det i hvert enkelt tilfelle gjøres en vurdering av utgiftsfordelingen. Ved større utlån som krever engasjement av ekstra personell for klargjøring, konservering og pakking, kan Norsk Folkemuseum kreve kompensasjon for de ekstra utgifter som museet i slike tilfeller påføres.

Administrasjonsgebyr på NKR 1000 kommer i tillegg til alleandre utgifter som transport, kurer, forsikring og eventuell ekstra bestillingav foto.

Ved tap av eller skade pågjenstand
Eventuell tap av eller skade på gjenstand må umiddelbart meldes til Norsk Folkemuseum.